Dordrecht Betaalde banen
Vacaturenummer
  • 119225
Datum
  • 07/01/2019
Solliciteren tot
  • 18/01/2019

De functie:

 Het beheren en bewaken van (complexe) agenda’s van raad van Bestuur, directie en management.

  • Samenstellen van de jaarlijkse interne planningen van alle overlegvormen op bestuurlijk niveau en managementniveau
  • Maken van interne en externe afspraken met diverse lokale, regionale en landelijke instanties.
  • Indien gevraagd: kernachtige en genuanceerde verslagen van vergaderingen maken waarbij gecompliceerde onderwerpen aan de orde komen. Actie ondernemen om de voortgang van de gemaakte afspraken te waarborgen.
  • Het voorbereiden van vergaderingen en notities door het ordenen, selecteren, bewerken en verwerken van relevante stukken.
  • Telefoonbeantwoording.
  • Inkomende post en inkomende stukken op het belang van overleg of besluitvorming beoordelen en verspreiden.
  • Screenen van de verschillende mailboxen op prioriteit en signaalfunctie en meelezen om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen.
  • Het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen van inclusief catering.
  • Administratieve  en procedurele ondersteuning bij HRM zaken in het interne personeelssysteem, jubilea,  interne projecten etc.
  • Het ontvangen van bezoekers en naar hen de rol van gastvrouw vervullen

 Kennis

  • HBO werk- en denkniveau
  • Praktijkgerichte vakkennis (goede kennis van o.a. de programma’s Outlook, Word en Excel).

Specifieke functiekenmerken:

 

  • Analytisch vermogen voor het kunnen destilleren van de kern uit minder duidelijke berichten en het met elkaar in verband brengen van de vele verschillende onderwerpen.
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (goede beheersing Nederlandse taal).
  • Ervaring in het notuleren en uitwerken van complexe vergaderingen.
  • Ordelijkheid en nauwkeurigheid voor de juiste verwerking van gegevens.
  • Stressbestendigheid en het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en leidinggevenden met een proactieve houding.
  • In staat om zowel zelfstandig als in teamverband te functioneren.
  • Organisatorische vaardigheden.
  • Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens.
  • Dienstverlenende en cliëntgerichte instelling.
  • Tactvol gedrag onder alle omstandigheden.
  • Je hebt een actief christelijk geloofsleven en voelt je betrokken bij de missie en visie van de Hoop.

Voor deze functie geldt salarisschaal 45 volgens de CAO GGZ. Voor de parttime invulling geldt dat je zult samenwerken met een andere parttime collega waarbij de werkdagen voor de ene functie bij voorkeur woensdag en vrijdag zijn en voor de andere functie maandag en donderdag uiteraard met wederzijdse flexibiliteit, ook i.v.m. avondvergaderingen (7x per jaar). Voor de fulltime variant worden de werkdagen in overleg ingevuld.

Interesse?

Meer informatie over deze functie is verkrijgbaar bij de vacaturehouder; het Bestuurssecretariaat, te bereiken via bestuurssecretariaat@dehoop.org of  078-6111461. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten onze voorkeur.


Solliciteer